Doanh nghiệp cần phải làm gì khi chứng từ bị mất, bị hủy hoại?

Trong quá trình hoạt động SXKD vì rất nhiều lý do khác nhau mà chứng từ kế toán bị mất, bị hủy hoại thì xử lý như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi đó.

Xử lý chứng từ khi bị mất, bị hủy hoại
Xử lý chứng từ khi bị mất, bị hủy hoại

Căn cứ vào điều 42- luật kế toán 2015 cho biết trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

I. Nguyên nhân

Những tài liệu, sổ sách chứng từ trong 1 doanh nghiệp là rất quan trọng. Một số chứng từ thanh toán chưa chặt chẽ, chưa đầy đủ nội dung, không thể hiện đúng, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thanh toán vượt định mức, không đúng thực tế, không đảm bảo theo quy định, kha khống hồ sơ, chứng từ nhằm mục đích trốn thuế hoặc mòn rút tiền của nhà nước. Phân bổ các khoản chi phí không phù hợp hoặc cố tình đưa thêm chi phí vào để làm giảm doanh thu. Vi phạm quy định về chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán, hành nghề kế toán, Giả mạo, khai man chứng từ kế toán. Lập chứng từ kế toán không đầy đủ nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật kế toán, sửa đổi, tẩy xóa chứng từ kế toán. Cố ý lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hủy bỏ hoặc cố ý làm hỏng chứng từ kế toán. Giả mạo khai man báo cáo tài chính, người làm công tác kế toán còn thiếu kinh nghiệm dẫn đến mắc phải sai phạm như kê khai thuế, lập hóa đơn chứng từ và đôi khi vi phạm những chuẩn mực kế toán

II. Nội dung

Điều 42 – trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại.

CHứng từ, tài liệu kế toán
Chứng từ, tài liệu kế toán
-Tài liệu kế toán phải phục hồi, xử lý gồm:

+ chứng từ kế toán, sổ sách kế toán

+ Báo cáo tài chính

+ Các phương tiện lưu giữ số liệu và các tài liệu khác có liên quan đến công tác kế toán đang sử dụng ở phòng kế toán, các phòng (ban) liên quan hoặc đã chuyển vào lưu trữ của các đơn vị kế toán thuộc các ngành, các lĩnh vực, các thành phần kinh tế bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan

- Thông tư này quy định cụ thể quy trình, cách thức và phương pháp phục hồi, xử lý các tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan tại các đơn vị kế toán thuộc các ngành, lĩnh vực, các phần kinh tế.

- Thông tư này hướng dẫn áp dụng cho các đối tượng sau: đơn vị kế toán có tài liệu bị thất lạc hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan (nguyên nhân bất khả kháng) như: thiên tai, hỏa hoạn, mối mọt, mục nát, mất trộm. Các cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại do các nguyên nhân khách quan

III. Nguyên tắc

Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng

3. Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị thất lạc hoặc bị hủy hoại

4. Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3. Điều này thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

IV. Trách nhiệm

Trách nhiệm của đơn vị kế toán có tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại là:

- Phải thông báo kịp thời cho các cơ quan quản lý liên quan như: cơ quan tài chính, cơ quan thuế, kho bạc nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp trong thời hạn 15 ngày sau khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

- Phải thu thập phục hồi, xử lý đến mức tối đa có thể được tài liệu kế toán và các tài liệu có liên quan đến công tác kế toán của đơn vị kế toán

- Sưu tập, sao chép lại đến mức tối đa các tài liệu kế toán bị mất

- Phải thành lập ban phục hồi, xử lý tài liệu kế toán để thực hiện các công việc liên quan đến phục hồi, xử lý tài liệu kế toán ngay sau khi thông báo tình hình tới các cơ quan quản lý có liên quan

- Phải kiểm tra xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại

V. Các sai sót thường gặp và kinh nghiệm thực tế

1.Về chứng từ:

+ các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng không ghi chép đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ kí của các cá nhân có liên quan : mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng, không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng, định khoản kế toán thiếu chữ kí của các cá nhân có liên quan

+ Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo hợp lý hợp lệ

+ Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính.

- Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính , cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lệ khi tính thuế như:

+ Thanh toán chi khoản tiền điện thoại chỉ có danh sách kí nhận , không có hóa đơn kèm theo

+ Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp)

2. Về chi phí cho nhân viên :

- Các bảng lương thiếu không có chữ kí của người nhận

- Một số khoản chi công tác phí khoán theo danh sách ký nhận không có diễn giải, thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/ tháng

- Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/ đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm .

- Chi làm them giờ nhưng không có giấy báo làm thêm giờ

VI. Kết luận

Là 1 kế toán trong 1 đơn vị, 1 doanh nghiệp chúng ta cần có trách nhiệm, sử dụng, bảo quản là lưu trữ tài liệu kế toán, có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho tổ chức cá nhân theo quy định của pháp luật, như vậy người chịu trách nhiệm trước pháp luật là đơn vị kế toán chính là pháp nhân, thông qua người đại diện pháp luậ.


Chúc các bạn thành công!

Khuyến nghị:

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:
Mr Thế Anh : 0981 940 117
Email: tvketoan68@gmail.com