Hướng dẫn mở sổ, ghi sổ, lưu trữ sổ kế toán 2019

Sổ kế toán là một trong những nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị. Việc tổ chức hệ thống Sổ kế toán sao cho phù hợp với trình độ và yêu cầu quản lý tài chính ở đơn vị là một vấn đề cấp thiết đặt ra cho tất cả các doanh nghiệp

BÀI TIỂU LUẬN

Đề bài: Căn cứ vào Điều 26 - Luật kế toán 2015 anh/chị hãy phân tích nội dung liên quan đến mở sổ, ghi sổ, lữu trữ sổ kế toán. Cho ví dụ minh họa.

Hướng dẫn mở sổ, ghi sổ kế toán
Hướng dẫn mở sổ, ghi sổ kế toán

Mở đầu: Lý do em chọn đề tài này

Nội dung:

- Khái niệm

- Phân loại

- Trình tự sổ kế toán

- Ví dụ minh họa

Kết luận

LỜI MỞ ĐẦU

Như đã biết, kế toán là một quá trình thu thập, ghi chép một cách có hệ thống các tài liệu có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp. Trong quá trình thu thập, xử lý thông tin, các chứng từ kế toán được lập để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế chính. Yêu cầu đặt ra với kế tóan là thu thập các thông tin vừa phải chi tiết vừa phải có hệ thống.

Từ những yêu cầu trên cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế. Việc mở sổ, ghi sổ và lưu trữ sổ cũng là một phần rất quan trọng đối với kế toán của doanh nghiệp. Nó phải tuân theo trình tự, quy định và quy tắc nhất định để đảm bảo chính xác và không bị làm sai trình tự trong khi mở sổ, ghi sổ, lưu trữ sổ kế toán. Vậy làm thế nào để làm đúng quy trình “MỞ SỔ, GHI SỔ, LỮU TRỮ SỔ” thì tôi mời các bạn cùng tôi nghiên cứu đề tài này

1. Giới thiệu về sổ kế toán

1.1. Khái niệm

Sổ kế toán là những tờ sổ được thiết kế một cách khoa học và hợp lí, có mối liên hệ mật thiết với nhau đựợc sử dụng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo đúng các phương pháp kế toán, trên cơ sở dữ liệu về chứng từ gốc.

+ Chứng từ kế toánlà những giấy tờ và vật mang tin phản ánhnghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh đã hoàn thành, làm căn cứghi sổ kế toán.

1.2 Phân loại

Sổ kế toán bao gồm

- Sổ kế toán tổng hợp: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cũng như tình hình hoạt động của đơn vị ở dạng tổng quát. Trên sổ kế toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin ở dạng tổng quát và chỉ sử dụng thước đo tiền tệ.

Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp gồm: sổ cái, sổ nhật kí chung, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, …

- Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý. Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau.

- Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vửa tổng hợp vừa chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán…

2. TRÌNH TỰ SỔ KẾ TOÁN

Quá trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trên các sổ kế toán được thực hiện theo quy trinh và quy tắc: Mở sổ à Ghi sổ à Khóa sổ

2.1 Mở sổ

Công việc mở sổ kế toán được thực hiện vào đầu kỳ kế toán (tháng, quý, năm), khi doanh nghiệp mới thành lập, khi thay đổi hình thức sở hữu, hoặc khi sáp nhập,…Khi mở sổ đơn vị phải mở hệ thống sổ kế toán theo đúng danh mục sổ kế toán đã được đăng ký, số lượng sổ kế toán sử dụng tùy thuộc vào số lượng tài khoản sử dụng và yêu cầu của công tác quản lý. Các đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. Các sổ kế toán được mở, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán cuối kỳ trước để ghi số dư đầu kỳ cho từng sổ kế toán.

Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển hoặc để rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.

Khi mở sổ kế toán kế toán viên phải thực hiện những công việc sau:

* Đối với sổ kế toán dạng quyển:

- Trang đầu phải ghi rõ:

+ Tên đơn vị

+ Tên sổ

+ Ngày mở sổ

+ Niên độ kế toán và kỳ ghi sổ

+ Họ tên và chữ ký của người ghi sổ

+ Họ tên của kế toán trưởng

+ Họ tên người đại diện theo pháp luật

+ Ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác.

- Ghi số dư đầu kỳ của kế toán là số dư cuối kỳ của kỳ trước.

- Doanh nghiệp mới mở số dư đầu kỳ bằng 0.

* Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các sổ tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính.

2.2 Ghi sổ

Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng máy vi tính hoặc bằng tay.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yêu cầu theo quy định của chế độ sổ kế toán.

- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và quy định tại chế độ kế toán này.

- Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài Chính quy định để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. Trong kỳ kế toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được lập và đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về những chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán phù hợp, hợp lý chứng minh. Quá trình ghi sổ kế toán phải theo đúng quy tắc đã quy định:

- Phải ghi sổ kế toán bằng mực tốt, không phai, không nhòe

- Không ghi xen kẽ và ghi đè lên nhau

- Các dòng không có số liệu phải gạch ngang giữa dòng

- Không được tẩy xóa trên sổ kế toán bằng bất kỳ hình thức nào, trong quá trình ghi sổ nếu có sai sót phải tiến hành sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.

2.3 Khóa sổ

Thời điểm khóa sổ: cuối kỳ kinh doanh hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, phân tách hoặc giải thể… phải tiến hành khoá sổ kế toán.

Trước khi khóa sổ, kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu đã ghi chép. Khóa sổ kế toán là việc tổng cộng số liệu đã ghi trên sổ, tính số dư của các đối tượng trên từng sổ kế toán, người ghi sổ và kế toán trưởng phải ký xác nhận trên sổ kế toán.

Ví dụ về trình tự mở sổ kế toán

Tại Công ty An Thái, trong tháng 10/2011 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (đơn vị: 1000 đồng)

1. Ngày 5/10 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 100.000

2. Ngày 8/10 khách hàng thanh toán tiền hàng kỳ trước qua ngân hàng số tiền 50.000, đã có giấy báo Có của ngân hàng.

3. Ngày 9/10, trích 50.000 tiền mặt thanh toán lương tháng 9 cho công nhân

4. Ngày 15/10, mua một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trị giá mua 20.000. Tiền hàng đã thanh toán cho người bán, hàng đã về nhập kho đủ.

5. Ngày 18/10, trả tiền mua hàng kỳ trước cho người bán 30.000 bằng tiền gửi ngân hàng. (Đã có giấy báo nợ)

Yêu cầu: Ghi vào sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Sốhiệu tài khoản

Sốphát sinh

Số

Ngày

Nợ

Số trang trước chuyển sang

xxx

xxx

5/10

5/10

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt

111

112

100.000

100.000

8/10

8/10

Người mua trả nợ kỳ trước

112

131

50.000

50.000

9/10

9/10

Trả lương tháng trước cho công nhân

334

111

50.000

50.000

16/10

16/10

Mua nguyên vật liệu

152

111

20.000

20.000

18/10

18/10

Trả tiền người bán ký trước

331

112

30.000

30.000

Cộng chuyển sang trang sau

xxx

Xxx

Lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

SỔ CÁI

Tên tài khoản: Tiền mặt

Ký hiệu: 111 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

5/10

9/10

16/10

5/10

9/10

Số dư đầu kỳ

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ

Trả lương tháng trước

Mua nguyên vật liệu

112

334

152

xxx

100.000

xxx

50.000

20.000

Cộng số phát sinh

100.000

70.000

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx

SỔ CÁI

Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng

Ký hiệu: 112 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

5/10

9/10

18/10

Số dư đầu kỳ

Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ

Người mua trả nợ kỳ trước

Trả tiền người bán kỳ

trước

111

131

331

xxx

50.000

xxx

100.000

30.000

Cộng số phát sinh

50.000

130.000

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx

SỔ CÁI

Tên tài khoản: Phải thu khách hàng

Ký hiệu: 131 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

9/10

Số dư đầu kỳ

Người mua trả nợ kỳ trước

112

xxx

xxx

50.000

Cộng số phát sinh

0

50.000

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx

SỔ CÁI

Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu

Ký hiệu: 152 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

16/10

Số dư đầu kỳ

Mua nguyên vật liệu

111

xxx

20.000

xxx

Cộng số phát sinh

20.000

0

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx


SỔ CÁI

Tên tài khoản: Phải trả người bán

Ký hiệu: 331 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

18/10

Số dư đầu kỳ

Trả tiền người bán kỳ trước

112

xxx

30.000

xxx

Cộng số phát sinh

30.000

0

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx

SỔ CÁI

Tên tài khoản: Phải trả người lao động

Ký hiệu: 334 Đơn vị tính: 1000 đồng

Ngày tháng ghi sổ

Chứng từ ghi sổ

Diễn giải

Tài khoản đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Số

Ngày

Nợ

9/10

Số dư đầu kỳ

Trả lương tháng trước

111

xxx

50.000

xxx

Cộng số phát sinh

50.000

0

Số dư cuối kỳ

xxx

xxx

KẾT LUẬN

Như vậy quá trình mở sổ, ghi chép và lưu trữ sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình, sự vận động của các đối tượng kế toán trên sổ kế toán được thực hiện theo một trình tự và quy tắc nhất định. Kế toán phải thực hiện theo đúng trình tự này, trong quá trinh ghi sổ mà có sai sót cũng phải sửa chữa theo đúng quy định để đảm bảo tính thống nhất và trung thực của kinh tế.

Khuyến nghị:

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:
Mr Thế Anh : 0981 940 117
Email: tvketoan68@gmail.com