Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp siêu nhỏ

Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp siêu nhỏ rất đơn giản. Toàn bộ hàng tồn kho được mô mã hóa trên tài khoản 152 và 03 tài khoản chi tiết của tài khoản này. Mời các bạn cùng nghiên cứu phương pháp kế toán như sau:

TÀI KHOẢN 152- HÀNG TỒN KHO

1. Nguyên tắc kế toán

1.1. TK 152 được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp siêu nhỏ trong kỳ.

1.2. Hàng tồn kho của doanh nghiệp siêu nhỏ gồm: Nguyên vật liệu, dụng cụ; Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang; Thành phẩm, hàng hoá. Doanh nghiệp siêu nhỏ được chủ động mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi các loại hàng tồn kho phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo tính minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát.

a) Nguyên vật liệu là các đối tượng lao động của doanh nghiệp và thường được phân loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm nguyên liệu, vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.

- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.

- Vật liệu khác bao gồm các loại vật tư thay thế như vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất, thiết bị... ngoài các loại nguyên vật liệu trên.

b) Dụng cụ của doanh nghiệp là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ.

- Các loại công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp siêu nhỏ thường bao gồm:

+ Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ;

+ Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;

+ Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,...

+ Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì và các loại dụng cụ khác.

c) Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang hạch toán trên Tài khoản 1524 phải được chi tiết theo địa điểm phát sinh chi phí (phân xưởng, bộ phận sản xuất, đội sản xuất,...); theo loại, nhóm sản phẩm, hoặc chi tiết, bộ phận sản phẩm; theo từng loại dịch vụ hoặc theo từng công đoạn dịch vụ.

d) Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho.

- Thành phẩm do các bộ phận sản xuất của doanh nghiệp sản xuất ra phải được đánh giá theo giá thành sản xuất (giá gốc), bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm.

- Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến được đánh giá theo giá thành thực tế gia công chế biến bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công.

đ) Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do doanh nghiệp siêu nhỏ mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ).

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp siêu nhỏ, hàng tồn kho có thể theo dõi chi tiết theo từng mặt hàng, chủng loại, quy cách, phẩm chất,...

1.3. Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp siêu nhỏ thì không được phản ánh là hàng tồn kho của doanh nghiệp (không phản ánh vào TK 152) mà chỉ mở sổ chi tiết để theo dõi về số lượng, quy cách phẩm chất của hàng tồn kho,....

1.4. Giá gốc của hàng tồn kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.

- Giá gốc hàng tồn kho mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn. Tùy theo phương pháp tính thuế GTGT của doanh nghiệp mà giá mua hàng tồn kho được xác định như sau:

+ Trường hợp thuế GTGT được khấu trừ thì giá trị của hàng tồn kho mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT trên hóa đơn.

+ Trường hợp thuế GTGT không được khấu trừ thì giá trị của hàng tồn kho mua vào bao gồm cả thuế GTGT trên hóa đơn.

- Giá gốc của hàng tồn kho nhận góp vốn của chủ sở hữu là giá trị được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá theo quy định.

1.5. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá nếu phát sinh ngay khi mua hàng tồn kho được trừ trực tiếp vào giá trị hàng mua trên hóa đơn còn nếu phát sinh sau khi kết thúc hoạt động mua hàng được hạch toán vào thu nhập khác của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật thuế.

1.6. Khi xác định giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ, doanh nghiệp áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ. Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong cả kỳ. Giá trị trung bình được tính vào cuối mỗi kỳ.

1.7. Kế toán hàng tồn kho phải đồng thời kế toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

1.8. Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng tồn kho phát sinh trong quá trình mua hàng hoặc tiếp tục quá trình sản xuất, chế biến kể cả vận chuyển hàng tồn kho đi bán hoặc gửi bán đều được hạch toán vào các khoản chi phí của doanh nghiệp siêu nhỏ.

2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 152 - Hàng tồn kho

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của các loại nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa tăng khi nhập kho;

- Các chi phí nguyên vật liệu, nhân công và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ;

- Trị giá thực tế của hàng tồn kho thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa giảm khi xuất kho;

- Giá thành sản xuất thực tế của nguyên vật liệu, thành phẩm đã chế tạo hoặc thuê gia công xong nhập kho hoặc chuyển đi bán;

- Chi phí thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng;

- Trị giá của thành phẩm, hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;

- Trị giá thành phẩm, hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;

- Trị giá hàng tồn kho hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê.

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của chi phí sản xuất, kinh doanh còn dở dang, sản phẩm, hàng hóa và các loại hàng tồn kho khác hiện còn cuối kỳ.

Tài khoản 152 có 3 tài khoản cấp 2:

a) Tài khoản 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ:

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liệu, dụng cụ của doanh nghiệp siêu nhỏ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ

Bên Nợ:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;

- Trị giá nguyên vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê.

Bên Có:

- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu, dụng cụ xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến;

- Trị giá nguyên vật liệu, dụng cụ hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê.

Số dư bên Nợ:

Trị giá thực tế của nguyên vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.

b) Tài khoản 1524 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:

Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ. Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của sản phẩm, dịch vụ dở dang đầu kỳ và cuối kỳ.

Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 1524- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Bên Nợ:

- Các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liên quan trực tiếp đến sản xuất sản phẩm và chi phí thực hiện dịch vụ;

Bên Có:

- Giá thành sản xuất thực tế của sản phẩm đã chế tạo xong nhập kho, chuyển đi bán;

- Chi phí thực tế của khối lượng dịch vụ đã hoàn thành cung cấp cho khách hàng;

- Trị giá nguyên vật liệu, hàng hoá gia công xong nhập lại kho;

Số dư bên Nợ:

Chi phí sản xuất, kinh doanh còn dở dang cuối kỳ.

c) Tài khoản 1526 - Thành phẩm, hàng hóa:

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp

Bên Nợ:

- Trị giá mua vào của hàng hóa theo hóa đơn mua hàng;

- Trị giá của thành phẩm sản xuất hoàn thành hoặc thuê ngoài gia công chế biến;

- Trị giá thành phẩm, hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê;

Bên Có:

- Trị giá của thành phẩm, hàng hóa xuất kho để bán, giao đại lý hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh;

- Trị giá hàng hóa trả lại cho người bán;

- Trị giá thành phẩm, hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê;

Số dư bên Nợ:

Giá gốc của thành phẩm, hàng hóa tồn kho.

3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

3.1. Kế toán mua hàng tồn kho

- Khi mua hàng tồn kho, căn cứ hóa đơn và các chứng từ liên quan phản ánh giá trị hàng nhập kho, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

Nợ TK 152 - Hàng tồn kho (giá mua chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 331,... (tổng giá thanh toán).

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, giá trị hàng tồn kho bao gồm cả thuế GTGT đầu vào.

- Trường hợp trả lại hàng đã mua cho người bán, ghi:

Nợ TK 331 - Các khoản nợ phải trả

Có TK 152 - Hàng tồn kho

Có TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).

c) Các chi phí về thu mua, bốc xếp, vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho từ nơi mua về kho doanh nghiệp hoặc từ doanh nghiệp chuyển đến nơi tiêu thụ:

Nợ TK 9112 - Chi phí

Nợ TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 331,...

3.2. Đối với hoạt động thuê ngoài gia công, chế biến:

- Khi xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ.

- Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 331,...

- Khi nhập lại kho số nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến, ghi:

Nợ TK 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ

Nợ TK 1526 – Thành phẩm, hàng hóa (nếu đã gia công thành thành phẩm)

Có TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

3.3. Kế toán chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

- Xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ sử dụng cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 1521- Nguyên vật liệu, dụng cụ.

- Mua nguyên vật liệu, dụng cụ về dùng ngay cho sản xuất sản phẩm, dịch vụ không qua nhập kho, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 331,...

- Khi nguyên vật liệu, dụng cụ xuất ra cho hoạt động sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cuối kỳ không sử dụng hết nhập lại kho, ghi:

Nợ TK 1521 - Nguyên vật liệu, dụng cụ

Có TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác phải trả cho công nhân sản xuất, nhân viên quản lý phân xưởng, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 3311- Phải trả người lao động.

- Tính, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, kinh phí công đoàn tính trên số tiền lương, tiền công phải trả công nhân sản xuất, nhân viên quản lý phân xưởng theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí của doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 3312- Các khoản trích theo lương.

- Trích khấu hao máy móc, thiết bị, nhà xưởng sản xuất,... thuộc các phân xưởng, bộ phận, tổ, đội sản xuất, ghi:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Có TK 211- Tài sản cố định (Số khấu hao TSCĐ từng kỳ).

- Chi phí điện, nước, điện thoại,... thuộc phân xưởng, bộ phận sản xuất, và các khoản chi phí bằng tiền hoặc chưa trả tiền phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phẩm:

Nợ TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang

Nợ TK 1313 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có)

Có các TK 111, 331,...

- Giá thành sản xuất thực tế sản phẩm sản xuất xong nhập kho hoặc tiêu thụ ngay, ghi:

Nợ TK 1526 - Thành phẩm, hàng hóa (nếu nhập kho)

Nợ TK 9112- Các khoản chi phí (nếu bán ngay không qua kho)

Có TK 1524 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

3.4. Kế toán xuất bán hàng tồn kho, sử dụng hàng tồn kho cho hoạt động của đơn vị:

- Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa xuất bán, ghi:

Nợ TK 9112 - Các khoản chi phí

Có TK 1526 - Thành phẩm, hàng hóa.

- Khi người mua trả lại số thành phẩm, hàng hóa đã bán:

Nợ TK 91111 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 33131 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Có các TK 111, 131,... (tổng giá trị của hàng bán bị trả lại).

- Đồng thời phản ánh giá vốn của thành phẩm đã bán nhập lại kho, ghi:

Nợ TK 1526 - Thành phẩm, hàng hóa

Có TK 9112 - Các khoản chi phí.

- Khi xuất kho nguyên vật liệu, dụng cụ phục vụ cho hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý doanh nghiệp (tiêu dùng nội bộ), ghi:

Nợ TK 9112 - Các khoản chi phí

Có TK 1521- Nguyên vật liệu, dụng cụ.

3.5. Kế toán thừa, thiếu hàng tồn kho:

Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu hàng tồn kho khi kiểm kê đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân và xác định người phạm lỗi.

a. Kế toán hàng tồn kho phát hiện thừa khi kiểm kê:

- Khi chưa rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 152 - Hàng tồn kho

Có TK 331 - Các khoản nợ phải trả (3318)

- Khi có quyết định xử lý hàng tồn kho thừa phát hiện trong kiểm kê:

Nợ TK 331 - Các khoản nợ phải trả (3318)

Có TK 152 – Hàng tồn kho (Nếu xuất trả đơn vị khác)

Có TK 91118 - Thu nhập khác (Nếu hạch toán tăng thu nhập khác)

b. Kế toán hàng tồn kho phát hiện thiếu khi kiểm kê:

Mọi trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:

- Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;

- Nếu giá trị hàng tồn kho bị hao hụt chưa rõ nguyên nhân, ghi:

Nợ TK 131 - Các khoản nợ phải thu (1318)

Có TK 152 - Hàng tồn kho.

- Khi có quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 3311 - Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)

Nợ TK 9112 - Các khoản chi phí (phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát còn lại phải tính vào chi phí)

Có TK 131 - Các khoản nợ phải thu (1318)

Chúc các bạn thành công!

Khuyến nghị:

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:
Mr Thế Anh : 0981 940 117
Email: tvketoan68@gmail.com