Quy trình kế toán phải thu khách hàng

Căn cứ vào TT200/2014, anh chị hãy vẽ và mô tả quy trình kế toán phải thu khách hàng? Trình bày nguyên tắc, nội dung, phương pháp kế toán phải thu khách hàng (tự kẻ chữ T)? Cho ví dụ minh họa? Trong các ví dụ đó, kế toán cần sử dụng những chứng từ nào?

I. Mở Đầu:

1. Lý do chọn đề tài:

Bất kỳ doanh nghiệp nào trong lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan tới thanh toán như: thanh toán với nhà nước, với cán bộ công nhân viên, thanh toán trong nội bộ, thanh toán với người mua, người cung cấp, ….. Tuy nhiên, chiếm mật độ cao và thường xuyên nhất là quan hệ với người mua hàng.

Đối với các đơn vị, quan hệ với người mua hàng gắn liền với mối quan hệ của doanh nghiệp trong quá trình tiêu thụ hàng hóa. Các ngiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên, đồng thời hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức sử dụng thanh toán ảnh hưởng tới việc ghi chép của kế toán viên lại thường xuên biến đổi.

Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, khoản phải thu, nợ phải trả,…. Nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi có thể nói là liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ với người mua và ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng vì thế mà cao hơn, kế toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ, biết lường trước và hạn chế được rủi ro trong thanh toán…. Trong quá trình hoàn thiện đề có thể thích nghi với những thay đổi đó, kế toán chịu trách nhiệm sẽ gặp phải không ít khó khăn, đây là điều không thể tránh khỏi.

Trong quá trình tìm hiểu, tôi nhìn nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của nó nên tôi chọn đề tài này làm đề tài cho bài tiểu luận của mình.

2. Sơ đồ chữ T của TK 131:

Kế toán nợ phải thu _TK 131
Kế toán nợ phải thu _TK 131

II. Nội dung:

1. Khái niệm:

Các khoản phải thu của khách hàng là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ haykhách hàng chưa thanh toán cho công ty.

Các khoản phải thu của khách hàng được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán.

Các khoản phải thu được ghi nhận như là tài sản của công ty vì chúng phản ánh các khoản tiền sẽ được thanh toán trong tương lai.

2. Nguyên tắc:

a)Dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.

b)Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

c)Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

d)Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.

đ)Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

3. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 – phải thu của khách hàng:

Bên Nợ:

- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính;

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;

- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Bên Có:

- Số tiền khách hàng đã trả nợ;

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;

- Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Số dư bên Nợ:

Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có:Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn".

4. Phương pháp kế toán (Ví dụ minh họa, chỉ rõ các chứng từ cần sử dụng):

4.1. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:

Nợ TK 511

Nợ TK 333

Có TK 131

4.2. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:

a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bánđã ghi ngay trên hóa đơn,kế toánphản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá(ghi nhận theo doanh thu thuần) vàkhông phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá

b) Trường hợp trên hóa đơnchưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bándo khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu , giảm giáthìdoanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá là khoản giảm doanh thu gộp, ghi:

Nợ TK 511

Nợ TK 333 (Số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại)

Có TK 131

4.3. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua khi người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn quy định , trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 111

Nợ TK 112

Nợ TK 635(Số tiền chiết khấu thanh toán)

Có TK 131

4.4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 131

Có TK 515

Có TK 131

4.5. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xóa sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:

Nợ TK 229 (Số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 (Số chưa lập dự phòng)

Có TK 131

4.6. Kế toán khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TK 3331(33311)

4.7.Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu được tiền của khách hàng, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:

Nợ TK 131 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)

Có TK 511, 711 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh)

v Ví dụ: (ĐVT: VNĐ)

Tại DN A, trong tháng 1/N có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau:

1) Khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp bằng tiền mặt, số tiền 19.000.000

2) Bán lô thành phẩm cho khách hàng với giá bán chưa thuế là: 45.000.000, thuế GTGT là 5%. Giá vốn lô thành phẩm là 41.000.000

3) Khách hàng trả trước một khoản tiền hàng cho doanh nghiệp bằng TGNH: 32.000.000

4) Doanh nghiệp nhận lại lô thành phẩm khách hàng chuyển trả với giá bán là: 55.000.000, thuế GTGT là 10%, giá vốn lô hàng 45.000.000 cần trừ vào số nợ trước đó.

5) Thanh lý tài sản với nguyên giá là 40.000.000 đã khấu hao hết 38.000.000. Giá thanh lý là 10.000.000, thuế 5%, chưa thu tiền.

Yêu cầu: Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

v Các chứng từ kế toán cần sử dụng:

Ø Hóa đơn thuế GTGT (hóa đơn bán hàng), hóa đơn thông thường.

Ø Phiếu xuất kho

Ø Phiếu thu

Ø GBC của ngân hàng

Ø Biên bản bù trừ công nợ

Ø Sổ chi tiết theo dõi khách hàng

III. Kết luận:

Công tác kế toán luôn gắn liền với hoạt động kinh doanh, có tác dụng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Mặt khác, đây là một công cụ giúp cho doanh nghiệp mà chủ yếu là các nhà quản trị có những quyết định sáng suốt trong hoạt động sản suất kinh doanh. Để cho những quyết định của nhà quản trị có hiệu quả cao đòi hỏi những thông tin kế toán phải cực kỳ chính xác, thường xuyên và kịp thời. Mà đáng chú ý nhất là thông tin về kết quả sản xuất kinh doanh, là niềm mong đợi của tất cả các nhà đầu tư khi quyết định đầu tư thành lập công ty và quyết định kinh doanh một ngành nghề nào.

*****HẾT*****

Khuyến nghị:

Để có ý kiến tư vấn chính xác và cụ thể hơn, Quý vị vui lòng liên hệ với các chuyên gia kế toán của Kế toán 68 qua Tổng đài tư vấn:
Mr Thế Anh : 0981 940 117
Email: tvketoan68@gmail.com