Cách quản lý công nợ hiệu quả

1. Có đẩy đủ hồ sơ pháp lý về công nợ.

Để đảm bảo hồ sơ công nợ đầy đủ tính pháp lý, doanh nghiệp cần có những loại hồ sơ chứng từ sau:
– Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ
– Biên bản thanh lý hợp đồng, xác nhận việc giao hàng, hoặc dịch vụ hoàn thành, cũng như số tiền đã ứng trước hoặc thanh toán
– Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng
– BIên bản giao nhận hàng, hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ
– Chứng từ thanh toán
– Đối chiếu công nợ
Thường các doanh nghiệp do không có quy trình quản lý công nợ bài bản, hoặc do cố tình trốn thuế, hay do cẩu thả, nên các loại hồ sơ chứng từ trên sẽ không đầy đủ, từ đó rất dễ dẫn tới tranh chấp, hoặc không xác minh được công nợ một cách rõ ràng, nên khó khăn trong việc đòi nợ. Đồng thời tạo điều kiện cho đối tác chây ì (do công nợ không được rõ ràng), dễ dẫn tới việc quỵt nợ. Hơn nữa, nếu không có chứng từ hồ sơ rõ ràng nói trên, thì khi xẩy ra tranh chấp, cũng khó giải quyết, và không có một tòa án hay trọng tài kinh tế nào có cơ sở pháp lý để phân xử hay hòa giải.

2. Cập nhật được tình hình hoạt động, khả năng thanh toán của khách nợ.

Cập nhật thông tin về công nợ

Bạn phải nắm được tình hình hoạt động, cũng như tài chính của con nợ. Nếu họ còn hoạt động tốt, và khả năng tài chính tốt, thì việc thanh toán các khoản nợ, có thể được thực hiện. Ngược lại, nếu không còn hoạt động, tình hình tài chính không tốt, thì khả năng trả nợ là rất ít
Tuy nhiên, nếu họ còn hoạt động, bạn cũng nên thường xuyên thúc giục việc trả nợ, và xem khả năng thanh toán của họ trong những hoạt động khác. Việc cần làm là khi khách nợ chây ì, thì bạn nên có công văn đòi nợ, và có nhân viên của bạn túc trực đòi nợ những khác hàng này
Bạn cũng nên tìm cách nắm được tình hình tài chính của họ, để khi có dòng tiền, hãy kịp thời áp sáp để yêu cầu thanh toán nợ. Những khoản nợ khó đòi thường do khách hàng chây ì, nhưng những người đi đòi nợ, cũng phải chây ì hơn, thì mới có hy vọng lấy được tiền

3. Đánh giá được thiện chí thanh toán của khách nợ.

Cần xem xét thái độ, cũng như khả năng thanh toán của khách nợ, để phán đoán thiện chí thanh toán, cũng như khả năng thanh toán

Trên thực tế, với tâm lý chung, doanh nghiệp là sợ bị phiền hà, rắc rối; sợ tốn kém chi phí và thậm chí sợ mất uy tín với bạn hàng, đối tác; nên thường bạn không tổ chức quản lý nợ một cách triệt để, từ đó không đánh giá được khả năng thanh toán, cũng như thiện chí thanh toán của khách nợ
Tuy nhiên các bạn cũng lưu ý, nhiều doanh nghiệp cũng áp dụng phương pháp: hứa thật nhiều, quyên hứa cũng thật nhiều trong việc hứa hẹn thanh toán. Vì thế mỗi lần hứa của khách nợ, bạn nên có biên bản ghi nhớ, ghi rõ thời gian thanh toán và chế tài khi không thanh toán. Nhưng chế tài cũng là để răn đe cảnh cáo, chứ đừng làm khắt khe hay nặng quá, lại làm cho khách nợ thấy áp lực mà biến nợ có khả năng thanh toán thành nợ khó đòi.
Nếu thấy khách nợ không thiện chí thanh toán, và khó có khả năng thu hồi nợ, bạn nên nhờ đơn vị thứ ba can thiệp. Đừng để sự việc đã trở nên khó khăn, phức tạp hơn nhiều. Nguy cơ khả năng không thu hồi được vốn là rất cao mới chuyển hồ sơ cho bên thứ ba, vì khi đó khách nợ có thể không còn tài sản để thu hồi

4. Chuyển giao rủi ro hoặc pháp lý.

Rủi ro có thể xảy ra

Doanh nghiệp luôn phải kiểm soát được các vấn đề nêu trên. Nếu thấy khả năng thu hồi công nợ khó khăn, doanh nghiệp phải nhanh chóng có biện pháp hoặc là nhờ đơn vị thu nợ chuyên nghiệp hoặc nhờ cơ quan pháp luật can thiệp để tránh tình trạng khoản nợ biến thành nợ xấu, nợ khó đòi không có khả năng thu.
Hiện nay có những đơn vị tư pháp có thể can thiệp hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc đòi nợ như sau:
– Tòa án kinh tế
Chỉ khi nào thực sự tranh chấp không xử lý được mới đưa nhau và tòa, đồng thời khi đưa ra tòa phải đẩy đủ hồ sơ pháp lý nêu trên
– Trọng tài kinh tế
Các trung tâm trọng tài kinh tế ở Việt Nam bao gồm: trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam (VIAC), trung tâm trọng tài thương mại quốc tế Á Châu, trung tâm trọng tài thương mại Hà Nội, trung tâm trọng tài thành phố Hồ Chí Minh, Trung tâm trọng tài thương mại Cần thơ, Trung tâm trọng tài Viễn đông…
– Công ty mua bán nợ.
Hiện nay có nhiều công ty mua bán nợ. Nếu bạn thấy không có thời gian nhiều cho những khoản nợ này, thì nên bán lại cho những công ty mua bán nợ. Tất nhiên bạn sẽ thu được số tiền ít hơn khoản nợ, đồng thời bạn cũng phải có đầy đủ hồ sơ công nợ, nhưng đổi lại, bạn sẽ rũ bỏ những khó khăn để đi làm việc khác. Những công ty mua bán nợ sẽ dùng những biện pháp chuyên nghiệp của mình để thu hồi những khoản nợ đó

Trên đây là một số những vấn đề cần quan tâm nếu doanh nghiệp bạn tham gia thị trường và có những khoản công nợ khó thu hồi.