Việc để quỹ tiền mặt bị âm là không phù hợp với thực tế. Do đó quỹ tiền mặt bị âm sẽ không được cơ quan Thuế chấp nhận, và làm xấu báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Đây là lý do mà kế toán phải đưa ra giải pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất.
1. Nguyên nhân quỹ tiền mặt bị âm.
Có rất nhiều lý do khiến quỹ tiền mặt bị âm. Tuy nhiên, có thể phân thành các nhóm nguyên nhân chính sau:
Nhóm nguyên nhân số 1: Kế toán hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền hoặc khống nghiệp vụ chi tiền.
Việc hạch toán thiếu nghiệp vụ thu tiền sẽ làm giảm khoản thu tiền tại doanh nghiệp. Việc làm nhiều phiếu chi tiền khống cho cùng 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ làm tăng số tiền chi của doanh nghiệp. Đây cũng là lý do khiến tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bị âm.
Nhóm nguyên nhân số 2: Kế toán hạch toán sai trình tự Chi tiền trước, thu tiền sau.
Việc kế toán hạch toán sai trình tự sẽ làm cho sổ quỹ tiền mặt bị âm tại những thời điểm trong kỳ hạch toán.
Nhóm nguyên nhân số 3: Kế toán hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất quán.
Nhóm nguyên nhân số 4: Lỗi do ghi chép sổ sách, chứng từ, hạch toán, phân công công việc.
Việc ghi số tiền thu chi vào sổ sách (sổ cái, sổ quỹ) không khớp với số tiền thực tế cũng khiến cho tiền mặt bị âm. Hoặc kế toán thu thập thiếu hoặc làm mất chứng từ thu, chi…; Không có sự đối soát sổ sách thường xuyên giữa kế toán và thủ quỹ.
Ngoài ra, việc hạch toán sai, hoặc vi phạm nguyên tắc bất công việc cũng là nguyên nhân khiến quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp bị âm.
2. Các cách xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả.
Giải pháp 1: Hạch toán các khoản mua hàng hóa, dịch vụ treo trên TK 331. (Giải pháp tạm thời)
Cách làm này sẽ giúp doanh nghiệp giảm khoản chi tiền, giúp cân đối được âm tiền mặt.
Hạch toán:
Nợ TK hàng
Nợ TK CP
Nợ TK Thuế VAT đầu vào
Có TK 331 – Phải trả người bán
Bao giờ có tiền, sẽ thanh toán sau. Khi doanh nghiệp thanh toán, kế toán phản ánh:
Nợ TK 331
Có TK 111,112
=> Lưu ý: Khi sử dụng phương pháp này: Cần chuẩn bị đầy đủ, hợp lý các chứng từ công nợ đính kèm. Kế toán phải lưu ý thời hạn trả nợ thực tế với thời hạn ghi trên hợp đồng để tránh phát sinh chi phí trả chậm.
Ngoài ra giải pháp này chỉ nên sử dụng trong cùng năm tài chính. Hạn chế việc để dư cuối kỳ trên 331.
Giải pháp 2: Tạo nghiệp vụ khách hàng ứng trước tiền hàng bằng tiền mặt. (Giải pháp tạm thời)
- Cách làm này giúp tăng Thu tiền mặt tại doanh nghiệp, làm giảm âm quỹ TM.
- Kế toán phải chuẩn bị chứng từ tạm ứng, thanh toán công nợ cẩn thận, đầy đủ.
Hạch toán:
Nợ TK 111
Có TK 131
=> Lưu ý: Nên hạn chế để dư Có 131 cuối kỳ, đồng thời phải hoàn thiện đầy đủ các chứng từ chứng minh việc tạm ứng và chi trả tiền cho KH bằng tiền mặt.
Giải pháp 3: Làm thủ tục tăng vốn điều lệ cho doanh nghiệp
Cách làm này giúp tăng tiền mặt tại DN. Lưu ý nếu cá nhân góp vốn thì có thể góp bằng TM, còn nếu đối tượng góp vốn là DN thì phải CK. Khi đó, cần chú ý sự hợp thức hóa của chứng từ.
Thủ tục tăng vốn điều lệ phức tạp và cần thời gian, do vậy yêu cầu cao kinh nghiệm của Kế toán.
Giải pháp này hiệu quả, mang lợi ích nhiều mặt.
Hạch toán:
Nợ TK 111
Có TK 411
Giải pháp 4: Chuyển một số khoản chi tiền mặt sang kỳ hạch toán sau
Các khoản chi nội bộ không liên quan đến hóa đơn GTGT, có thể chuyển sang kỳ sau để làm giảm lượng chi tiền. Ví dụ: Chi lương nhân viên, chi tạm ứng
Kế toán 68 Chúc các bạn thành công!
Bình luận