Năm hết tết đến, nhiều bác phải lo đi biếu quà, mải lo biếu quà mà không quan tâm đến việc hoàn thiện hóa đơn chức từ cho đúng quy định của pháp luật thì sẽ bị ăn đón đó nha.
BÀI TIỂU LUẬN
Đề bài: Căn cứ vào Điều 16,17,18 ,19 – Luật kế toán 2015 anh/chị hãy phân tích các quy định liên quan đến chứng từ kế toán? Cho ví dụ minh họa?
Trước xu thế mở rộng và phát triển thương mại điện tử trên thế giới, Việt Nam đang hướng đến thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thương mại. Trong đó, chứng từ điện tử và thanh toán điện tử trong công tác kế toán được coi là một cấu phần quan trọng của thương mại điện tử. Tuy vậy, việc áp dụng chứng từ điện trong công tác kế toán đối với cộng đồng doanh nghiệp (DN) Việt Nam vẫn là vấn đề khá mới mẻ bởi phần đa DN đều có quy mô nhỏ và vừa.Điều 16,17,18,19 của Luật Kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về Luật Kế toán bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2017 tạo cơ sở pháp lý đầu tiên cho việc ứng dụng chứng từ điện tử trong thực tiễn, đáp ứng nhu cầu phát triển của DN.
1. Điều 16: Nội dung chứng từ kế toán
- Khái niệm: Chứng từ kế toánlà những giấy tờ và vật mang tin phản ánhnghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Nguyên tắc:
+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
+ Phải được lập rõ ràng,đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu
+ Không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
+ Phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
+ Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
+ Lập dưới dạng chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung trên chứng từ và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán
- Nội dung: Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
- Phương pháp kế toán (ví dụ minh họa )
Kế toán muốn ghi sổ bút toán công nợ nhà cung cấp, cần một bộ chứng từ gồm có: hóa đơn đỏ (nhà cung cấp gửi), phiếu nhập kho có xác nhận của thủ kho (nếu là mua hàng nhập kho), phiếu yêu cầu mua hàng hóa, dịch vụ (của bộ phận có nhu cầu), báo giá của nhà cung cấp, đơn mua hàng, phiếu đề nghị thanh toán. Tùy vào quy trình làm việc của mỗi công ty mà bộ chứng từ có thể khác nhau tí xíu, nhưng căn bản là bao gồm các chứng từ mà mình vừa nêu.
- Khái niệm: Là hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận hoặc các tài liệu khác ở dạng thông điệp dữ liệu do các bên đưa ra liên quan tới việc giao kết hay thực hiện hợp đồng.
Nội dung:
+ Được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính,mạng viễn thônghoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
+ Bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
+ Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.
3. Điều 18: Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
- Khái niệm:
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ
+ Tài liệu kế toán là vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì vậy cần phải lưu trữ bảo quản thật cẩn thận và theo quy định của pháp Luật cho từng loại tài liệu kế toán.
- Nguyên tắc:
+ Phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
+ Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo“Biên bản giao nhận tài liệu kế toán”
+ Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
+ Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán.
+ Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
+ Người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
+ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
+Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
+ Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
+ Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
4. Điều 19: Ký chứng từ kế toán
- Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
- Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
- Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
- Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
III. Một số kiến nghị đề xuất
Việt Nam hiện đang trong giai đoạn thứ hai của quá trình đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện để nâng cao năng lực quản lý và sản xuất kinh doanh của DN, trong đó bao gồm cả công tác kế toán. Hiện nay, chứng từ điện tử vẫn chưa được các DN sử dụng nhiều mà vẫn quen với chứng từ kế toán truyền thống. Trong thời gian tới, với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, chứng từ điện tử được đánh giá sẽ có cơ hội phát triển vì sẽ được DN quan tâm nhiều hơn vì những lợi ích mà nó mang lại. Tuy nhiên, trong việc ứng dụng chứng từ điện tử cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau:
- Một là, các tổ chức, cá nhân cung cấp phần mềm kế toán phải chịu trách nhiệm đảm bảo tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán theo quy định của Bộ Tài chính khi cung cấp cho các đơn vị kế toán. Nói cách khác, các nhà cung cấp phần mềm kế toán, trong đó có chứng từ điện tử phải nghiên cứu rõ các quy định của pháp luật về các nội dung cần có thể hiện trên chứng từ điện tử (Thời gian, địa chỉ, số lượng, đơn giá…).
- Hai là, tổ chức cá nhân muốn sử dụng hóa đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử. Nói cách khác, để sử dụng được chứng từ điện tử, các tổ chức, cá nhân phải xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin của các bộ, nhân viên; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng… để triển khai áp dụng hình thức này. Có thể nói, đây cũng là một trong những thách thức không nhỏ đối với DN, ngoại trừ các DN có tiềm lực tài chính mạnh, việc đầu tư hạ tầng công nghệ hiện vẫn chưa đáp ứng được đòi hỏi thực tế.
- Ba là, việc sử dụng chứng từ phải đảm bảo tính an toàn, tính bảo mật. Thực tế cho thấy, tính an toàn, bảo mật là nỗi lo của không chỉ DN Việt Nam mà kể cả các DN, tập đoàn lớn trên thế giới. Sự rò rỉ thông tin, dẫn đến hậu quả nguy hại là điều hoàn toàn có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Đó là chưa kể sự hiểu biết, quan tâm của nhà quản trị DN Việt Nam đối với vấn đề bảo mật chưa cao
- Bốn là, các cơ quan thuế cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc sử dụng chứng từ điện tử, tránh tình trạng lách luật, hoặc sự phối hợp ngầm giữa nhà cung cấp phần mềm và khách hàng để đưa ra các giải pháp có lợi cho DN nhưng trái quy định của pháp luật. Chẳng hạn, Luật Kế toán 2015 quy định “dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu” trong mẫu sổ kế toán. Tuy nhiên, một số ý kiến cho rằng, quy định này khá chung chung và DN có thể lợi dụng kẽ hở này để xây dựng biểu mẫu rất “linh hoạt” khiến cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thanh tra... khó đưa ra yêu cầu cung cấp mẫu sổ kế toán cho đơn vị kế toán.
- Năm là, khi Luật Kế toán năm 2015 quy định và cho phép ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán một cách cởi mở cũng đồng nghĩa với việc yêu cầu về trình độ cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán buộc phải am hiểu, có kinh nghiệm trên nhiều lĩnh vực. Đồng thời, để tạo thuận lợi cho DN trong hoạt động sản xuất kinh doanh theo chủ trương của Chính phủ, người làm công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán đòi hỏi phải có được kiến thức tổng hợp, linh hoạt ứng xử và không quá cứng nhắc để có thể hoàn thành chức năng, nhiệm vụ chuyên môn của mình.
- Sáu là, tích cực tuyên truyền, tập huấn để các cán bộ thuế và cộng đồng DN hiểu rõ hơn về chứng từ điện tử bởi thực tế chứng tứ điện tử là xu hướng tất yếu song còn mới mẻ ở Việt Nam. Dù hiện nay đã có quy định rõ ràng, song từ sự am hiểu đến việc áp dụng chứng từ điện tử trong thực tế hoạt động của DN vẫn cần một quá trình dài. Do vậy, trong thời gian tới, cần đẩy mạnh việc cung cấp thông tin, tuyên truyền nhằm giúp cho người dân nói chung và người nộp thuế nói riêng hiểu biết về hình thức hiện đại này.
Bình luận