Để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp, những người làm kế toán hiểu rõ hơn quy trình xây dựng, quản lý, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bạn Minh Hằng sinh viên Khoa Kế toán - Trường Đại học Đại Nam sẽ giúp các bạn trong bài viết sau:
Bạn thân mến,
Trong thực tế đã có những nhà lãnh đạo cao cấp, những tỷ phú lâm vào tình trạng ra đi với hai bàn tay trắng vì một lý do rất đơn giản là "không biết coi sổ sách kế toán". Vâng quả thực đó là một trong những yêu cầu tối thiểu của các nhà quản lý nhưng vì một lý do nào đó mà họ không để ý. Do đó, để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp, những người làm kế toán hiểu rõ hơn quy trình xây dựng, quản lý, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bạn Minh Hằng sinh viên Khoa Kế toán - Trường Đại học Đại Nam sẽ giúp các bạn trong bài viết sau:
BÀI TIỂU LUẬN
Đề bài : Căn cứ vào Điều 41- Luật Kế toán 2015 anh/chị hãy xây dựng quy trình bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán? Cho ví dụ minh họa về chứng từ lưu trữ ít nhất 05 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn?
I. MỞ ĐẦU
Luật kế toán 2015 được Quốc hội thông qua ngày 20/11/2015 tại kỳ họp thứ 10. Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 04/12/2015. Luật kế toán là văn bản pháp lý cao nhất cho việc thực hiện công tác kế toán của nước ta. Luật kế toán quy định những vấn đề mang tính nguyên tắc và làm cơ sở, nền tảng để xây dựng Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán. Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản quy định chi tiết về chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán và tổ chức quản lý nhà nước về công tác kế toán cũng như kiểm tra, giám sát. Các văn bản trên đã tạo lập khuôn khổ pháp luật đầy đủ, toàn diện về kế toán để áp dụng thống nhất trong cả nước.
Luật kế toán 2015 có VI chương chia thành 74 điều. Bằng kiến thức của mình, để có thể hiểu rõ hơn về Luật kế toán 2015, em sẽ đi sâu vào tìm hiểu về cách bảo quản, lưu trữ tài liệu Kế toán được thể hiện trong Điều 41 Luật kế toán 2015.
II. ĐIỀU 41: BẢO QUẢN, LƯU TRỮ TÀI LIỆU KẾ TOÁN
A. Khái niệm, nội dung, vai trò của chứng từ kế toán
• Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang thông tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
• Một chứng từ kế toán bắt buộc phải có 7 nội dung sau đây:
– Tên gọi và số hiệu của chứng từ
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
– Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
– Nội dung nghiệp vụ phát sinh ra chứng từ
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
Ngoài 7 nội dung chủ yếu trên, tùy theo từng loại chứng từ mà có thể có thêm một vài nội dung khác.
– Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị
– Là căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh vào hệ thống
– Là bằng chứng để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị
– Là bằng chứng để các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật trong các vụ kiện tụng, tranh chấp.
B. Nội dung điều 41 Luật Kế toán 2015
1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
2. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế toán đó; nếu tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận.
3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.
4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:
a) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
6. Chính phủ quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ.
C. Quy trình bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán
- Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất.
- Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán. Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
D. Ví dụ minh hoạ
1. Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu ít nhất 5 năm: Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất kho...
Chi tiền mặt thanh toán tiền điện tháng 10 có giá 2.000.000đ ( Thuế GTGT 10%)
Nợ TK 642: 2.000.000
Nợ TK 1331: 200.000
Có TK 111: 2.200.000
Chứng từ lưu trữ ít nhất 5 năm: Phiếu chi
2. Chứng từ phải lưu trữ tối thiểu ít nhất 10 năm: Sổ kế toán chi tiết, các báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, tài liệu liên quan đến thanh lí TSCĐ...
Ngày 20/10 bán 1 thiết bị đang sử dụng ở bộ phận bán hàng có nguyên giá 24.000.000, hao mòn lũy kế 6.000.000, thời gian sử dụng 2 năm.
Nợ TK 214: 6.000.000
Nợ TK 811: 18.000.000
Có TK 211: 24.000.000
Chứng từ lưu trữ ít nhất 10 năm: Biên bản thanh lí TSCĐ
3. Chứng từ phải lưu trữ vĩnh viễn
- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuần
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơ bản dự án thuộc nhóm A
- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Bài tiểu luận đã trình bày về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo Luật kế toán 2015, nội dung cũng như đưa ra một vài ví dụ để mọi người có thể hiểu rõ hơn về cách bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán của Luật kế toán năm 2015 này.
Các tổ chức kinh doanh nên nghiêm khắc tuân thủ các yêu cầu bảo quản, lưu trữ tài liệu Kế toán của Luật kế toán, đặc biệt là không được lách luật, không được trốn tránh trách nhiệm, phải chấp hành một cách công khai, trung thực.
Do kiến thức của em vẫn còn hạn hẹp nên trong quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đề tài, có một số vấn đề cũng như vướng mắc chưa giải quyết được, nếu có sai sót gì, mong thầy cô có thể hướng dẫn thêm.
Bình luận